Workflow Travel Management

Modernes Geschäftsreisemanagement ist mehr als nur das Buchen von Hotels, Flügen. Mietwagen, etc.

Modernes Geschäftsreisemanagement ist ein gesamtheitlicher Ansatz, bei dem alle Teilaspekte der Geschäftsreise zu einem großen Gesamtbild zusammengefügt werden. Teilaspekte hierbei sind:

Alle diese Teilaspekte sind durch Prozesse miteinander verbunden. Diese Prozesse gilt es zu optimieren und so zu gestalten, dass sie für alle am Prozess Beteiligten klar und eindeutig sind.

Travel Management nur auf den Einkauf zu reduzieren wäre genauso falsch, wie einzig und allein das Heil in der Prozessoptimierung zu suchen. Das Zusammenspiel von allen Teilbereichen ergibt erst das große Gesamtbild mit einem Optimum an Einsparungen und an einem geradlinigen Prozessworkflow.

Einkauf:

Sämtliche Waren und Dienstleistungen, die zum reibungslosen Ablauf einer Dienstreise gehören, werden durch das Travel Management beschafft. Waren, z.B. Flugtickets, sind letztendlich nichts anderes als Umtauschdokumente für Dienstleistungen. Daher ist im nachfolgenden nur noch von Dienstleistungen die Rede. Die Einkaufsabteilung ist hierbei nur unterstützend tätig.

Folgende Leistungserbringer mit Ihren Dienstleistungen sind hiervon betroffen:

• Reisebüros
• Fluggesellschaften
• Hotels und Hotelketten
• Bahngesellschaften
• Mietwagenfirmen
• Kreditkartenunternehmen
• Sonstige Dienstleister wie z. B. Event-Agenturen, etc..

Informationsmanagement:
Für eine gezielte Umsetzung der jeweiligen Travel Management-Strategie ist eine umfassende Information des Nutzers, z.B. des Reisenden oder der buchenden Sekretärin unerlässlich. Dies geschieht auf den unterschiedlichen Ebenen mit den unterschiedlichsten Medien:

• Richtlinien, z.B. Reiserichtlinie
• Travelseiten im Intranet
• Newsletter
• E-Mail-Information an spezifizierten Empfängerkreis
• Informationen beim Buchungsvorgang durch Leistungserbringer, z.B. das Reisebüro.

Das Zusammenspiel all dieser Medien und Stellen gewährleistet eine Informationsdichte, die jeden Nutzer in die Lage versetzt, die Travel Management-Strategie des Unternehmens umzusetzen.

Buchungsprozess:

Auch hierbei sollten alle Möglichkeiten ausgeschöpft werden. Neben der klassischen telefonischen Buchung im Reisebüro stehen hierbei auch elektronische Buchungsvorgänge zur Verfügung.

Bei den elektronischen Buchungsvorgängen können entweder Insellösungen in Ergänzung der klassischen Reisebuchung gewählt werden. Insellösungen können für die nachfolgenden Bereiche sinnvoll sein:

• Low-Cost-Carrier im Flugbereich
• Bahnbuchungen
• Hotelbuchungen
• Mietwagenbuchungen

Oder es bietet sich eine gesamthafte Lösung in Form einer Online-Booking-Engine (OBE) an. Hierbei werden alle Bereiche des Buchungsprozesses in einer OBE abgebildet.

Zahlungsmanagement:

Die Versorgung der Reisenden mit den notwendigen Zahlungsmitteln stellte lange Zeit eine große logistische Herausforderung dar, die mit großen Kosten verbunden war. Seit Schaffung und Ausweitung eines einheitlichen Zahlungsraums in Europa, der EURO-Zone, hat sich dieses Problem etwas entschärft. Jedoch bleibt immer noch das Problem bestehen, dass der Mitarbeiter vor Ort Zahlungen zu leisten hat und die Gewährung und die Verwaltung eines Reisekostenvorschusses ein extrem teurer Prozess innerhalb eines Unternehmen ist. Abgesehen von den monetären Nachteilen, die in Form von Zinsen für die Reisekostenvorschüsse zu berücksichtigen sind. Hier kann ein effizientes Zahlungsmanagement mit Hilfe eines modernen Kreditkartensystems unter-stützen, die vorgenannten Kosten zu vermeiden.

Reisedurchführung:

Ist der Reisende unterwegs muss sichergestellt sein, das er jederzeit Zugriff auf das Security-Management des Unternehmens hat. Egal ob es sich um einen Verkehrsunfall, den Diebstahl der Reisedokumente und Ausweispapiere, um Naturkatastrophen oder bürgerkriegsähnlich Zustände und Terroranschläge handelt. Der Reisende muss jederzeit zu lokalisieren sein um mit ihm in Kontakt zu treten und die erforderlichen Maßnahmen zu vereinbaren. Anderseits muss auch der Reisende haben rund um die Uhr von allen Punkten der Welt Zugriff auf eine zentrale Stelle des Security-Management haben.

Reisekostenabrechnung:

Die Reisekostenabrechnung ist bei den meisten am Prozess beteiligten Personen ein notwendiges Übel. Auch stellt der Gesetzgeber an die Reisekostenabrechnung erhebliche Anforderungen. Daher ist es ein nicht zu unterschätzender Faktor, wenn hier keine für das Unternehmen angepasste Lösung verwendet wird. Ob Belegerstattung oder auf Basis von Spesenpauschalen muss jedes Unternehmen nach seiner Unternehmenskultur selbst festlegen. Aber die gesetzlichen Rahmenbedingungen müssen beachtet werden.

M.I.S. Management Informations Systeme:

Alle Daten, die aus eigenen sowie aus den Systemen von Leistungsträgern gewonnen werden, ergeben ein Gesamtbild der zahlenmäßigen Reisetätigkeit eines Unternehmens. Diese Kennzahlen dienen wiederum als Grundlage für das Reisecontrolling.

Reisecontrolling:

Das Reisecontrolling ist nicht als Kontrolle zu verstehen, sondern dient in erster Linie zur Unterstützung der Entscheidungsfindung in unterschiedlichen Bereichen, z.B. beim Einkauf, der Erstellung von Richtlinien oder beim Zahlungsmanagement.